"ARCHIVAMOS". N º 39-40 (1º y 2º trimestre de 2001), pp.66-67.

Manual de planificación y prevención de desastres en archivos y bibliotecas / Fundación Histórica Tavera, Instituto de Seguridad Integral de la Fundación Mapfre Estudios. Edición corregida y revisada por Arsenio Sánchez Hernampérez.- Madrid: "Fundación Histórica Tavera", 2000.- 111 p.- (Cuadernos de Preservación Tavera)

UN MANUAL DE PREVENCIÓN DE DESASTRES

La presente obra plantea un tema prácticamente virgen en España, pero con mucha más tradición en los países anglosajones donde la bibliografía sobre este tema es numerosa. Prácticamente solo disponíamos hasta con carácter general de la traducción del estudio RAMP de Buchanam [1], de la selección de artículos traducidos por Apoyo [2] y del trabajo de Arsenio Sánchez Hernampérez [3], de ahí suponemos el encargo de supervisión del presente estudio.

La obra va dirigida a todos los responsables de archivos y bibliotecas, con el fin de que la prevención de catástrofes forme parte de sus labores cotidianas y, procurar en el caso de que éstas se produzca, reducir al mínimo sus efectos y consecuencias. El plan que se propone es aplicable tanto a un establecimiento grande como a uno pequeño, pues se pretende que se adapte a todo tipo de instituciones, en función de sus necesidades y de los recursos disponibles. Todo ello se estudia en seis capítulos y ocho apéndices con una estructura muy semejante a la del libro de Buchanam.

En el primero de ellos se establece una tipología de los desastres en función de su extensión (accidente menor, desastre moderado, desastre mayor, catástrofe), según su naturaleza (desastres provocados por el fuego, por el agua, por fuerzas físicas) o por su origen (naturales, humanas, accidentales), y los deterioros a ellos asociados (daños físicos, químicos, biodeterioro, alteración de la información).

Una vez definida y analizada esta tipología se estudia la planificación de desastres, la evaluación de necesidades, las medidas preventivas de seguridad, las actuaciones inmediatas en situación de emergencia, el salvamento y recuperación de documentación, constituyendo cada uno un capítulo respectivo de la obra.

La planificación de desastres se ocupa de la elaboración del programa de actuación, poniendo especial énfasis en la creación y organización del equipo de trabajo, el comité de desastres, a cuyo frente estará un responsable del centro encargado de coordinar todas las tareas del equipo. Sus labores se plasmarán en el Manual de Desastres del Centro que se convertirá en el documento básico de referencia para todo el personal.

En un archivo o biblioteca son dos los elementos fundamentales a proteger. En primer lugar las personas y en segundo, los documentos y los libros. Evaluar las posibles fuentes de riesgos y las causas de su origen son fundamentales por tanto para poder prevenirlos. Estos riesgos pueden proceder de la naturaleza (climatológicos, atmosféricos, geológicos, cósmicos) del ser humano (accidentales, voluntarios) y de los sistemas e instalaciones técnicas (físicos o mecánicos, eléctricos, fallos en conducciones de agua o posibles vías de penetración de agua exterior, contaminación ambiental interior, accidentes por fallos en la organización). Para su evaluación se propone el Método de evaluación de Riesgos en Archivos (MERA), basado en una matriz de análisis de riesgos efectuada calculada sobre las "fuentes de peligro" y "elementos del archivo", que darán como resultado cuando se produzcan unos "efectos dañinos sobre los elementos". Mediante este método se pretende poder llegar a conocer su frecuencia e intensidad, en función de un coeficiente de valoración en seis niveles (1, 3, 5, 7, 9, 10).

Una vez conocidos y evaluados los riesgos se está en perfectas condiciones para adoptar las medidas preventivas de seguridad necesarias, cuyos objetivos primordiales son la eliminación de riesgos, la reducción de la probabilidad de su ocurrencia y la minimización de sus efectos si éstos se producen. Esta serie de medidas de prevención formarán parte del Plan de Desastres.

Cuando se produce una situación de emergencia es necesario saber cómo actuar de la manera más correcta posible, evacuando el edificio si fuera necesario. Se dan las pautas para actuar en las situaciones siguientes: en caso de incendio, inundación y derrame de agua, robo/ atraco, hurto de documentos, amenaza de bomba, terremoto, huracán, tornado o tormenta torrencial.

Por último, cuando el desastre o la catástrofe se ha producido, es igualmente necesario seguir unos pasos concretos para evitar aumentar la magnitud de los daños. Las brigadas de trabajo planificadas por el Comité de Desastres entrarán en acción para iniciar las primeras labores de salvamento y recuperación de la documentación, que consistirán en el acceso a los lugares del siniestro y valorar los principales daños, estabilizar el medio ambiente, rescate de materiales y recuperación de los documentos dañados.

Todos estos temas aquí rápidamente esbozados son tratados con gran claridad, convirtiendo a esta obra en manual de referencia a esta obra en manual de referencia sobre la materia. El texto se acompaña con numerosas ilustraciones en forma de dibujos, cuadros y algunas fotografías que contribuyen a reforzar el carácter didáctico de la obra.

Hay una cuestión que queremos matizar. Cuando se trata de la planificación de desastres en el capítulo segundo, se dice que "como norma general, se considera la atención a los catálogos prioritaria sobre el resto, ya que no solo es elemento más valioso de la institución, sino que será la herramienta fundamental durante la reconstrucción después de un siniestro de grandes proporciones (p. 28). Suponemos que con esta afirmación se está refiriendo en líneas generales a las bibliotecas, donde en la mayoría de las cuales muchos de sus fondos pueden volver a comprarse. En un archivo, donde los documentos son únicos, creo que la principal atención debe dirigirse a éstos en primer lugar, pues de nada nos vale poder reconstruir los fondos a través de los catálogos si no vamos a poder disponer más de los propios fondos.

El libro se cierra con una bibliografía reciente, prácticamente la totalidad en inglés, mucha de ella accesible a través de Internet, para lo cual se facilita su dirección, y ocho apéndices donde se ofrecen algunos modelos de documentación a tener en cuenta en la prevención y planificación de desastres.

Notas:

[1] BUCHANAM, Sally A.: Planificación preparación y recuperación de siniestros en bibliotecas y archivos: un estudio RAMP con directrices.- París: UNESCO, 1988. (PGI-88/WS/6)

[2] Normas básicas para a preparación, gestión y respuesta ante desastres: materiales con soportes papel / Reimpresos de publicaciones seleccionadas por Smithsonian Institution (SI), National Archives and Records Administration (NARA), Library of Congress (LC) y National Park Service (NPS).- [Washington, DC: Preservation Directorate], 1995. Incluye los artículos siguientes: "Pasos a seguir en la preparación del personal de la Institución Smithsonian en el evento de un desastre", preparado por la Oficina de Gestión de Riesgos de la Institución Smithsonian (1992); "Salvamento de emergencia de papeles pertenecientes a particulares dañados por inundaciones", por National Archives (1993); "Pasos a seguir para el salvamento de materiales de biblioteca dañados por el agua", por Peter Waters (1993); "Moho y enmohecimiento: prevención del crecimiento de microorganismos en las colecciones de los museos", de Jane Merrit (1993)

[3] Se trata del capítulo 7 de su obra Política de conservación de bibliotecas.- Madrid: Arclo Libros, 1999, p. 249-301 donde ofrece una amplia bibliografía comentada. De esta importante obra nos ocuparemos en un número posterior de esta revista.

Luis Miguel de la Cruz Herranz